KEYWORDS

entity

è una entity qualsiasi soggetto che gestisce un documento

una entity può configurarsi come PRODUCER (carica documenti su myo) o CONSUMER (può solo visualizzare e condividere documenti ricevuti da altri)

utente

è un utente un soggetto autorizzato a compiere delle operazioni in nome e per conto di una entity

un utente può appartenere a più entity

una entity può avere più utenti

un utente può configurarsi come AMMINISTRATORE (può creare altri utenti, definire i loro profili, creare/modificare/condividere/cancellare boards, creare/modificare/attribuire/cancellare regole di inserimento dei documenti nelle boards, creare/modificare/cancellare tipi di documento e metadati collegati, o come COLLABORATORE (può caricare documenti nel rispetto dei limiti e delle caratteristiche definite per lui dall’AMMINISTRATORE)

documento

è qualsiasi file archiviato su myo

le tipologie disponibili sono definite dagli amministratori e sono relative alla entity per la quale sono definite: diverse entity possono avere diverse tiplogie di documenti e le stesse tipologie possono avere caratteristiche diverse in diverse entity

i documenti archiviati NON SONO in alcun modo modificabili/cancellabili/integrabili: possono essere annullati e sostituiti

i documenti sono sempre unici

metadato

è qualsiasi informazione associata a un documento caricato su myo, non dissociabile dal documento, utile/indispensabile per gestirne l’upload, la distribuzione nelle boards, la ricerca. i metadati associati ad un documento NON SONO in alcun modo modificabili/cancellabili/integrabili. nascono con l’archiviazione del documento e lo seguono per sempre

un metedato particolare è il metadato “privato”: un documento identificato come privato NON sarà visibile all’esterno dell’entity anche se la board è stata condivisa

board

è un “contenitore logico” al cui interno confluiscono i documenti che si vuole trattare in modo omogeneo (perchè hanno la stessa natura -es.fatture-, perchè hanno lo stesso procedimento organizzativo -es. documenti risorse umane-, perchè hanno lo stesso destinatario -es. documenti di uno stesso cliente-)

regola

definisce i principi che attribuiscono i documenti alle boards

le regole fanno si che un documento, caricato ovunque, sia immediatamente visibile in tutte le boards le cui regole sono soddisfatte dai metadati di quel documento: es. 3 boards hanno come regola di inserimento il tipo documento=001 e il codice fiscale=ABC

ovunque io carichi un documento di tipo 001 e con tra i metadati il codice fiscale=ABC, quel documento sarà immediatamente visibile in tutte e tre le boards. Sicurezza: prima della conferma definitiva del caricamento di un documento, MYO.IO evidenzia in modo grafico tutte le boards in cui il documento sarà visibile nonchè tutte le entità (esterne) che potranno avervi accesso
 

etichetta

è un’informazione aggiuntiva, libera, che può essere attribuita a qualsiasi documento.può essere attribuita al tipo documento (in questo caso viene allegata a tutti i documenti di quel tipo) o al singolo documento: 
  • può essere utilizzata per ricercare i documenti 
  • può essere creta/attribuita/cancellata sia dal PRODUCER che dal CONSUMER 
  • può essere rimossa dal documento 
  • non può essere utilizzata per gestire le regole di archiviazione/distribuzione del documento

permesso

utente

l’utente è profilabile solo attribuaendolo a una delle due categorie: AMMINISTRATORE o COLLABORATORE

board

gli utenti possono essere profilati in relazione all’autorità che hanno su una board

  1. visualizzazione: l’utente può visualizzare il contenuto di una board, non può inserirvi documenti, non può scaricare i documenti nella stessa contenuti. il suo avatar appare sulla copertina della board, in corrispondenza della visualizzazione (prima riga, icona a forma di occhio)

  2. scrittura: l’utente può inserire documenti nella board e li può scaricare i documenti. il suo avatar appare sulla copertina della board, in corrispondenza della scrittura (seconda riga, icona a forma di penna)

entity esterne

ciascuna board può essere condivisa con entity esterne mediante un procedura di invito posta in essere dall’amministratore nei confronti di un soggetto appartenente all’entity con la quale si vuole condividere e che assumerà il ruolo di amministratore presso di questa.

all’accettazione dell’invito l’entity invitata (che assumerà immediatamente la configurazione di CONSUMER) avrà accesso a tutti i documenti contenuti nella board stessa (con l’eccezione di quelli che avranno il metadato “privato”)

la condivisione della board non può essere limitata: tutto il contenuto della board sarà visibile al condivisore; per evitare ciò sarà necessario creare più board ciascuna con l’esatto contenuto da condividere

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